Покращте презентацію PowerPoint за допомогою візуалізації даних Excel

Готові представити свої висновки? Дізнайтеся, як візуалізувати ваші дані за допомогою Excel і PowerPoint.

Відкрийте БЕЗКОШТОВНУ шпаргалку «Essential Excel Oneulas» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Ми всі сиділи в нудних презентаціях PowerPoint в той чи інший момент, і вони нецікаві. Ви можете використовувати незліченні способи пожвавлення. і така проста діаграма, як таблиця, створена в Excel, може мати велике значення.

Тут є все, що вам потрібно знати про створення візуалізації даних в Excel і експорт цього контенту безпосередньо в презентацію PowerPoint - ви можете бути здивовані тим, наскільки це просто.

Підготуйте ваші дані

Перший крок до професійної діаграми - переконатися, що у нас всі необхідні дані розташовані правильно. У наступному розділі буде показано, як це зробити для всіх найпоширеніших типів візуалізації даних. виробляється за допомогою Excel.

Стовпчики, стовпчики, лінійні та районні діаграми

Дані для цих діаграм не потребують великої обробки, просто переконайтеся, що ваші дані розділені на стовпчики або рядки і правильно позначені. Ці два приклади нижче показують, що ви можете використовувати вертикальну або горизонтальну розмітку для ваших даних.

Кругові та кільцеві діаграми

Для одного ряду даних розмістіть свої дані в одному стовпчику або рядку, а мітки - в окремому стовпчику або рядку.

Якщо ви будуєте більше одного ряду даних за допомогою кільцевої діаграми, просто додайте ще один стовпчик або рядок, що містить додаткові цифри. Маркування кожної серії не обов'язкове, але воно допоможе вам відстежувати вашу інформацію.

Точкові та бульбашкові діаграми

Для точкових діаграм розташуйте дані для осей X і Y до сусідніх стовпчиків.

Для бульбашкової діаграми вкажіть, який розмір ви хочете, щоб окремі бульбашки були в наступному суміжному стовпчику.

Створіть свою діаграму

Далі ми збираємося створити діаграму в Excel. - мій приклад буде круговою діаграмою з пирогами, але ті ж концепції будуть застосовуватися незалежно від того, якої візуалізації ви прагнете.

Вище ви можете бачити, що я розташував свої дані в правильному форматі для кругової діаграми і виділив весь вибір. Після цього прийшов час перейти на вкладку «Вставка» і натиснути спливаючу кнопку в розділі «Графіки».

Отримане вікно розділено на дві вкладки; рекомендовані графіки і всі графіки. Перший варіант корисний, якщо ви не впевнені, як найкраще візуалізувати ваші дані., але в іншому випадку ви можете просто вибрати правильний варіант з повного списку. Вкладка «Всі графіки» пропонує набагато більше параметрів, тому дійсно варто перегорнути список, щоб знайти найбільш відповідний графік.

Після того, як ви вибрали бажаний параметр, Excel створить базову версію діаграми - але, ймовірно, ви захочете внести деякі зміни для себе.

По-перше, давайте змінимо цей заголовок на щось більш інформативне. Все, що нам потрібно зробити, це клацнути текст один раз, щоб виділити текстове поле, і ще один, щоб помістити в нього курсор, щоб ми могли вносити зміни.

Далі, давайте подивимося на три значки, які з'являються на краю нашого графіка, коли ми натискаємо на нього. Поле з символом плюса допомагає нам налаштувати елементи діаграми, такі як заголовок і легенда. Позначення цього пункту підтверджує, що ці елементи повинні бути увімкнені, тоді як натискання на маленьку стрілку запропонує докладніші варіанти.

Значок пензля дозволяє налаштувати схему кольорів діаграми. схему кольорів кольорів, вибираючи з шаблонів стилів або вибираючи окремі відтінки. Я не зовсім задоволений стандартною палітрою кольорів, тому я замінюю її на монохроматичну діаграму.

Третій значок дозволяє нам фільтрувати дані, які надходять на графік, що особливо зручно, якщо ви працюєте з кількома серіями. Однак є багато інших застосувань - нижче, я використовував інструмент, щоб швидко створити діаграму, яка розглядає тільки пироги з десертами.

Після того, як ви все налаштуєте з цими параметрами, ми можемо експортувати діаграму в PowerPoint.

Перенесіть свою діаграму в PowerPoint

Експортувати діаграму з Excel в PowerPoint так само просто, як копіювати і вставляти через, але є кілька підводних каменів, яких слід уникати. Виберіть свою діаграму до Excel, натиснувши на тло, щоб переконатися, що ви випадково не вибрали певний елемент, а потім використовуйте CTRL + C, щоб скопіювати дані до буфера обміну інформацією. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші на його тлі, щоб скопіювати з контекстного меню.

Як тільки це буде зроблено, відкрийте PowerPoint і перейдіть до слайду, на якому ви хочете, щоб графік відображався. Використовуйте CTRL + V, щоб вставити діаграму на місце.

Тим не менш, є ще один крок, щоб виконати, якщо ви хочете зробити роботу правильно. Хоча діаграма може виглядати вже правильно, зараз саме час прийняти важливе рішення про те, як вона буде розміщена в презентації.

Цей невеликий спадний список допоможе вам вирішити, чи пов'язана ваша діаграма з електронною таблицею Excel, на якій він заснований, - це простий спосіб зробити ваші дані доступними для глядачів. Вибір одного з варіантів, що містять фразу «Зв'язати дані», зв'яже вашу візуалізацію з електронною таблицею, тоді як ті, які містять фразу «Впровадити робочу книгу», зроблять цей документ доступним як частина самої презентації.

Ви також можете вставити діаграму у вигляді малюнка, але це не дає тих же переваг перевірки фактів, що і два інших. Після того, як ви зробили цей вибір, ви можете інтегрувати візуалізацію в свою презентацію, як вважаєте за потрібне.

Візуалізуйте це, щоб зрозуміти це

Неважко перетворити дані з електронної таблиці Excel на діаграму для презентації PowerPoint - але цей вид візуалізації може реально допомогти вашій аудиторії засвоїти інформацію

Microsoft доклала чимало зусиль, щоб змусити свій пакет Office працювати як єдине ціле, тому використання окремих програм в тандемі може дати відмінний результат. Просто розгляньте сильні сторони кожної з його складових частин; PowerPoint відмінно підходить для представлення аудиторії, але робота з даними, безумовно, робота для Excel.

Хоча в цьому підручнику основна увага приділяється PowerPoint, ви можете використовувати той же метод для експорту діаграм в інші програми з пакету Office - майте на увазі, що наступного разу ви захочете включити візуалізацію в есе, написане в Word, або додати його в зошит OneNote

У вас є ще питання про використання діаграм Excel в презентації PowerPoint? Чи ви досить впевнені, щоб запропонувати допомогу іншим користувачам? У будь-якому випадку, зайдіть в розділ коментарів нижче, щоб приєднатися до обговорення.