Вам варто навчитися виконувати оцінку термінів завдань за трьома точками, оскільки це, безумовно, найкраща техніка для оцінювання тривалості робіт спільно з учасниками вашої проектної команди. Техніка називається «оцінка за трьома точками» тому, що учасники команди дають песимістичну, оптимістичну і найбільш вірогідну оцінки термінів завершення робіт. Дана техніка є одним з кращих підходів, так як дозволяє менеджеру проектів досягти наступного:
- Підвищити точність порівняно з оцінкою по одній точці.
- Поліпшити зобов'язання, які отримуються від команди, тому що оцінка бере до уваги ризики.
- Отримати корисну інформацію про ризики в кожній задачі.
Оцінка за трьома точками - це процес у три кроки
- Ми працюємо з членом команди, який буде виконувати завдання, щоб визначити як позитивні так і негативні ризики, пов'язані з його завданням. Негативні ризики - ті, що можуть збільшити термін виконання завдання, позитивні - зменшити.
- Потім ми просимо члена команди назвати три оцінки. Перша - це найбільш ймовірна (BG), яка є середньою тривалістю роботи над завданням, якщо працівник зробить її 100 разів. Друга оцінка - песимістична (P) - тривалість роботи над завданням, якщо спрацюють всі негативні фактори, які ми виявили. І нарешті ми просимо дати оптимістичну оцінку (O) в якій враховані всі визначені раніше позитивні фактори.
- Тепер ми проводимо нескладні обчислення з трьома отриманими оцінками. Ми розраховуємо значення і стандартне відхилення, використовуючи формули для оцінки за трьома точками: (O + 4 * BG + P )/6 = зважене значення, а (P-O )/6 = стандартне відхилення (що використовується для обчислення ймовірностей). Зважене значення за трьома оцінками, які дав нам член команди, це та оцінка, яку ми використовуємо для його завдання. Вона враховує ризики в завданні і наслідки впливу позитивних і негативних ризиків.
Обговорюючи ризики в завданні, ми даємо співробітнику можливість брати участь у процесі визначення оцінки. Ми також обходимо ті ігри, які зазвичай відбуваються при оцінці за єдиним значенням. Зазвичай у процесі визначення цього єдиного значення члени команди розтягують його як тільки можуть. З досвіду вони знають, що менеджер проекту, ймовірно, довільно її уріже. Абсолютно точно, що це не спосіб отримати хорошу оцінку.
Коли ми оцінюємо за трьома точками, ми записуємо всі три оцінки у відповідні документи, так само як і позитивні і негативні ризики, виявлені для завдання. Ми відкрито повідомляємо команді і замовникам проекту, що оцінки не на 100% точні. Що існують ризики, які ми розглянули і які можуть вплинути на час виконання завдання. Такий підхід усуває деякі сумніви членів команди щодо процесу оцінки завдань.
Підсумок
Оцінка за трьома точками постачає нам більш якісну інформацію, оскільки ми явно враховуємо ризики. Крім того, ми дізнаємося про ризики щодо завдання на ранніх етапах процесу і дізнаємося від того, хто буде виконувати завдання. Все це дає нам можливість зробити коригуючі дії до того як роботи розпочаті. Це збільшує ймовірність хороших ризиків і зменшує ймовірність поганих.
Наприклад, член команди каже, що при виконанні робіт до яких залучався певний відділ компанії, кількість роботи суттєво збільшувалася через те, що керівники та менеджери цього відділу постійно пропускали призначені зустрічі. Знаючи це, ми можемо зробити кроки, щоб забезпечити відвідування зборів представниками даного відділу. Ми можемо навіть залучити замовника проекту, щоб отримати від них обіцянку відвідувати зустрічі. Якщо ми можемо зменшити ймовірність негативних ризиків, то ми робимо великий крок назустріч поліпшення термінів проекту.
Автор: Dick Billows
Оригінальна стаття: How to do 3-point Estimating
Додаткові матеріали: PERT
